フレキシブルオフィスとは？活用するメリットなども解説
昨今、働き方の多様化によってオフィス以外の場所で働く方が増加しています。しかし、オフィス以外で働くためには、ネット環境などの問題がなく働ける環境が必要です。そこで注目されているのが、今回紹介する「フレキシブルオフィス」です。今回は、フレキシブルオフィスの主な特徴をはじめ、活用するうえでのメリットなどを解説します。
フレキシブルオフィスとは
一般的な賃貸契約とは異なり、1日や1ヶ月単位での契約など柔軟な契約スタイルを持つワークプレイスの総称です。基本的なオフィス機能がすべて完備された状態で入居できるため、入居準備などにかかる工数や費用を最小限に抑えて利用できます。以下では、フレキシブルオフィスの種類や注目され始めた背景について解説します。
フレキシブルオフィスの種類
フレキシブルオフィスと呼ばれるものは、主にコワーキングスペース・シェアオフィス・サービスオフィス・サテライトオフィスなどが挙げられます。
- コワーキングスペース
個人事業主や企業などが共用で利用できるワークスペースのことで、仕事に必要な設備がすべて完備されています。オフィス内はオープンスペースとなっており、フリーアドレス形式で利用するのが一般的です。さまざまな企業のユーザー同士がオフィスを共有しているため、コミュニケーションの活発化やイノベーションの創出を目的とする企業におすすめです。 - シェアオフィス
コワーキングスペースと同様に複数の企業が共有するワークスペースになります。ただし、コワーキングスペースとの違いは、オープンスペース以外に個室も完備されているところです。 - サービスオフィス
仕事に必要な設備や家具が揃っている専用のオフィススペースのことで、個室には家具に加え通信インフラも完備されており、会議室やラウンジなどのビジネスに適した環境が整っています。電話・来客対応の際は常駐秘書サービスを利用できるため、支社の1つとして活用したい企業におすすめです。 - サテライトオフィス
本社を中心として衛星のように存在するオフィスのことで、都心に本社を構える企業が利用する場合と、地方に本社を構える企業が利用する場合があります。リゾート地にサテライトオフィスを構えるケースもあり、ワークとバケーションを両立させるワーケーションにも対応できます。
フレキシブルオフィスが注目されるようになった背景
近年では、厚生労働省が推進する働き方改革の影響で、テレワークが推奨されています。テレワークというと自宅で仕事を行うイメージがありますが、本来の定義としてはオフィスから離れた場所で情報通信技術（ICT）を活用して仕事をする働き方のことを指すため、必ずしも自宅でなければならないわけではありません。もともとフレキシブルオフィスは、テレワークを行うのに適した場所として認められていましたが、コロナ禍による影響で、テレワーク推奨に後ろ向きだった企業も導入するようになったことで、より注目が集まりました。
フレキシブルオフィスを活用するメリット
ここでは、フレキシブルオフィスを活用するメリットをご紹介します。
コストが削減できる
従来のオフィスは、賃貸契約にかかる保証金や設置する家具・家電の費用、ネットの接続工事等の費用などの初期費用が発生します。しかし、フレキシブルオフィスに関しては、設備が整っている場所を月単位で契約できるため、初期費用が不要です。また、従来のオフィス面積を削減することも可能で、現在使用しているオフィスを手放せる場合があります。これにより、賃貸コストを最小限に抑えることが可能です。
居住地を問わない採用活動ができる
近年では、仕事のやり取りがオンライン上で完結できるため、本社を持たない企業が増加し始めています。その影響からか、居住地を問わない採用活動が加速しています。働く場所を問わないことは、社員の長期的な育成や離職率低下の効果が見込めます。また、人材を採用することによってオフィス面積を拡張する必要がないため、弾力的な人材採用が可能です。
契約形態に関する柔軟な対応ができる
フレキシブルオフィスは、1名から利用できるプランや数百人規模で利用できるプランなど、企業の運営母体ごとの幅広いニーズに対応可能です。そのため、急な増員やリモートワークの導入など、先の見通しが不透明な場合でも気軽に相談ができます。
複数箇所に拠点を持てる
フレキシブルオフィスは、オフィスの賃貸コストを抑えて複数の場所を同時に契約できます。そのため、地方に本社を構える企業が都心部へ出張する際に拠点として利用したり、都心部の顧客を開拓する場所として利用したりできます。
フレキシブルオフィスを活用する際の注意点
ここでは、フレキシブルオフィスを利用する際の注意点についてご紹介します。
セキュリティに関するリスク
コワーキングスペースを利用する場合、複数の企業とオフィスを共有しているため、セキュリティリスクが非常に高くなります。また、働く場所が複数に増えることもセキュリティリスクへの不安につながる要素です。自社で行える対策としては、書類やパソコンを置いて席を外さないことや、印刷物の徹底的な管理などが挙げられるでしょう。他には、セキュリティ管理が徹底されているパソコンを活用したり、社員に対してもセキュリティに関する教育をしたりといったことが求められます。
従業員の管理
従来のテレワークは自宅での勤務がほとんどだったため、社員がどこで仕事をしているか把握するのも容易でした。しかし、フレキシブルオフィスの普及によって自宅以外でもテレワークを行う社員が増えたことにより、勤怠管理が煩雑になりやすい状況になってしまいます。こういった勤怠管理に関する不備の対策には、自社内で予定管理方法を設定したり、勤怠管理システムの導入を検討したりすることが挙げられます。
フレキシブルオフィスを活用するならITツールの導入が不可欠
近年、柔軟な働き方が求められていることから、フレキシブルオフィスを利用する企業が増えてきました。フレキシブルオフィスで効率的に業務を遂行するためには、ツールの活用が成功のカギとなります。ここでは、フレキシブルオフィスを活用する際に導入すべきITツールをご紹介します。
Web会議システム
インターネット環境が整っていれば、どこにいても会議に参加できるシステムです。フレキシブルオフィスでは、チーム全体での対面ミーティングができるとは限らないため、必須のツールといえます。Web会議システムの中には、面接や社員教育に活用できるものもあり、オフィス機能の分散という意味ではなくてはならない存在です。また、新型コロナウイルスの影響で対面営業の機会が激減したことを受けて、Web会議システムを活用したオンライン商談を採用する企業が増えており、自社の事業継続面においても必要不可欠なツールといえるでしょう。
チャットツール
パソコンやスマホを介して、社員同士がリアルタイムでコミュニケーションを取れるツールです。フレキシブルオフィスを利用し、オフィスの分散化が進んでいくにつれて社員同士の意思疎通が困難になり、仕事がやりにくいと感じるケースがあります。社員同士のやり取りはメールでも可能ですが、サイバー攻撃によるセキュリティリスクが懸念されるため、アプリ上で気軽にコミュニケーションを図れるチャットツールがおすすめです。共有したファイルや、やりとりの記録が残るため、さまざまな情報を自分の目的に合わせて適切に活用できるといった特徴があります。
業務管理のクラウド化
テレワークの場合、オフィスに出社・帰社という行動がないため、勤怠管理が困難になります。中には勤務時間を偽る社員もいるため、離れた場所でもリアルタイムで勤務時間を把握できる勤怠管理システムの導入が必要です。また、テレワーカーの業務進捗具合を企業側が目視で確認することが不可能なため、サボっていると思われてしまうケースもあります。業務の進捗具合は、メールや電話でやりとりをすれば確認できますが、連絡が逐一必要になるため手間と感じてしまいます。そういった場合に、業務の進捗状況をリアルタイムで把握できる業務管理システムの導入が求められるでしょう。
まとめ
今回の記事では、フレキシブルオフィスの特徴や活用するメリットをご紹介しました。働き方改革の推進や、昨今の新型コロナウイルス感染症の影響によって、企業の働き方が多様化され始め、柔軟に契約できるワークプレイスの総称「フレキシブルオフィス」が注目されています。今までかかっていた業務に関するコストを削減でき、複数に拠点が持てるメリットがありますが、オフィスの分散化により従業員の業務管理が困難になってしまうデメリットもあります。そうしたデメリットを無くすためにも、業務管理のクラウド化やWeb会議システムなどのITツールを駆使して、今後の働き方を多様化させていきましょう。
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