はじめてのオンラインセミナー！やり方を徹底解説！
新型コロナウイルスの影響により、最近は対面式のセミナーが開催できなくなりました。そうした中、注目を集めているのがオンラインセミナーです。オンラインであればセミナー参加者同士が同じ空間に密集することなく、セミナーが開催できます。また、オフラインセミナーと異なり、会場費を削減できたり、遠隔地の人であっても参加できたりするなど、メリットも豊富です。そんなオンラインセミナーですが、経験がないとどのように配信すれば良いのか分からないという方も少なくないでしょう。そこでこの記事では、オンラインセミナーを初めて開催する方に向けて、手順とコツを徹底解説していきます。
オンラインセミナーとは
オンラインセミナーはインターネット上で開催するセミナー・講演会・研修の総称です。「Webセミナー」「ウェビナー」と呼ばれることもあります。対面式をともなう従来型のセミナーと異なり、ネットワーク環境さえあればどのような場所からでも参加できるため、参加者の居住エリアに関係なく集客・情報発信できる点が大きな特徴です。
製品・サービスの紹介やナレッジの発信、自社研修などにも活用できます。リアルタイム配信だけでなく、録画配信機能のあるツールを活用すれば、より効率的にウェビナーが実施できるでしょう。
オンラインセミナーのやり方10ステップ！
では、実際にオンラインセミナーを開催する流れを10ステップに分けてご紹介します。全体像を掴んで、やることを整理してみましょう。
目的・テーマ・ターゲットを定める
オンラインセミナーを開催するにあたって、まずは目的を明確にする必要があります。そのうえで、テーマやターゲットを絞っていきましょう。認知拡大のために行うのか、売上増のために行うのかなど、社内で相談して明確に設定することが大切です。この段階でゴールを設定しないまま進めてしまうと、その後のツール選定や分析のフェーズに支障が出てしまう可能性があります。忘れることなく、きちんと決めるようにしましょう。
配信方法を決める
次に配信方法を決めます。配信方法は大きく分けて、「リアルタイム配信」「録画配信」の二種類です。
リアルタイム配信はその名の通り、リアルタイムで配信する方法です。配信中のミス・アクシデントといった懸念もありますが、参加者と一体感を得やすく、チャットなどを活用して双方向のコミュニケーションを取れるのが強みです。こうした特長から、ニュースや現場中継、ディスカッションといったライブコンテンツが向いています。
一方、録画配信はすでに録画をした映像を用いる配信形式です。好きな時間に閲覧できたり、繰り返し見直したり、早送りで再生したりと使い勝手が良いのが特長です。繰り返し見直せることから、BtoB商材や複雑な教育系コンテンツに向いています。その他にも、配信中のアクシデントが起きにくいといったメリットもあります。
どちらの配信方法も一長一短なので、自社の状況に応じて選択しましょう。
オンラインセミナーツールを決める
続いて、配信ツールを選定します。オンラインセミナーツールにはさまざまなものがあり、少人数向けのものから大人数向けのもの、録画機能・チャット機能が搭載されたものなど多種多様です。受講者数やセミナーの頻度に加え、配信時間などを加味して利用するツールを決めましょう。
講師や資料を準備
環境面の下準備が済んだら、次はセミナー講師の手配と資料の準備に入ります。登壇経験が豊富な講師であっても、オンラインセミナーでは普段と勝手が違う場合もあるため、配信前には必ずテストを行いましょう。また、資料は紙ではなくデータで渡すことになるので、受講者がダウンロードしやすいように軽量化しておくなどの準備もしておくといいでしょう。
WebカメラやPCなど配信環境を整備
配信に使う機器や設備を本格的に備えると際限がありませんが、最低限必要なものとして、Webカメラ・PC・マイク・インターネット回線が挙げられます。これらのものが整っていればオンラインセミナーを開催できるので、初めての方はまずこの4つ機材を揃えましょう。
SNSやブログなどで集客する
オンラインセミナーの実施が決まったら、SNS・ブログ・自社の公式ホームページなどで告知しましょう。ターゲットとするユーザーの目的や、集客する人数によって最適なアプローチは異なります。集客の成否がセミナーの収益に直結するので、通知の仕方はよく考える必要があります。
配信テストを行なう
ここまでの準備が整ったら、実際に配信が上手くいくかどうかテストしましょう。音声や映像、チャットや録画などの各種機能が滞りなく作動しているかなど参加者視点で問題点がないか、しっかり確認しましょう。
受付管理を行なう
オンラインセミナーの開催前には、参加者の申し込み受付や受付処理を行う必要があります。 手続きが完了したユーザーには、参加日やウェビナーリンクが記載されたメールを送付しましょう。ツールの中には、メールの自動配信機能などが搭載されているものもあるので、受付管理をより効率化したい場合にはそういった機能が搭載されているツールを選びましょう。
オンラインセミナーを開催
ここまでのステップを経て、オンラインセミナーが開催されます。オンラインセミナーに限った話ではありませんが、どんな催しも準備が大切です。ここまでの事前準備ができていれば、セミナー当日は問題なく進められるでしょう。
アフターフォローの実施
セミナーの参加者に継続顧客になってもらうには、アフターフォローが重要です。オンラインセミナーの利点として、顧客データを集めやすい点が挙げられます。そのため、セミナー終了後は、参加者に行ったアンケートの回答を活用したり、マーケティングオートメーションツールやアクセス解析ツールを活用したりして、ウェビナーの分析と振り返りを行うようにしましょう。そのうえで、ネクストアクションを策定し、忘れずに実施します。
オンラインセミナーを成功させるための4つの秘訣！
オンラインセミナーをより良いものにするためには、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。この章では、オンラインセミナーを成功させるための4つの秘訣をご紹介します。
目標を定める
どういった目的を持ってオンラインセミナーを開催するか、目標を設定しましょう。例えば、セミナー経由の商談化が目的であれば、全体件数の内の何％の商談化を狙うのかなど、具体的な数値を設定するようにしましょう。
オンラインセミナツールを使いこなす
ツールによっては、多彩な機能が備わっているものもあります。それらの機能を使いこなすことで、オンラインセミナー故のメリットを最大限に活かすことができます。初めて使用するツールは不慣れになりがちですが、導入後はたくさん活用して機能を把握し、利用するイメージを掴みましょう。そうすることで、よりスムーズに使いこなすことができるはずです。
配信中に参加者が離脱ないように注意をする
オンラインセミナーは手軽に視聴できる一方、離脱もしやすい傾向にあります。そのため、配信中に参加者が離脱しないよう、注意を引くポイントを意図的に作るようにしましょう。例えば、説明したポイント毎にアンケート機能を活用してクイズを行うなど工夫が必要です。
PDCAサイクルを欠かさない
PDCAサイクルを欠かさないことも大切です。PDCAサイクルとは、Plan(計画)・Do（実行）・Check（評価）・Act（改善）を繰り返し行うことで、管理業務を継続して改善していく方法です。計画を単に実行しただけでは、問題の解決はできません。PDCAサイクルでは、計画実行後にそれが成功であれ失敗であれ、必ず評価を行って改善につなげます。このサイクルをきちんとこなすことで、オンラインセミナーの成功や目標達成に近づくはずです。
まとめ
オンラインセミナーの開催手順や実施のポイントをご紹介しました。現在、コロナの影響でオンラインセミナーの需要は急増しています。開催する場合には、今回ご紹介したポイントを参考に、ぜひ効率的に進めてみてください。
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