新型コロナにより、担当していた広告制作やイベントが中止になった、企画内容を変更せざるを得なくなったなど、業務内容に関する問題が頻発しています。打ち合わせやプレゼンテーションをインターネットで行うようになったというクリエイターも多く、クリエイターの働き方改革が必要だと考える人も増えています。今回は、在宅でのテレワークを行うために準備しておくものと、打ち合わせなどにおすすめのWeb会議システムを5つご紹介します。

テレワーク導入前に準備するもの

テレワークの導入には、事前に準備しなくてはならないものがあります。用意するのに時間がかかるものあるので、テレワークの導入が決まったら早めに準備をしましょう。

パソコン

テレワークにはパソコンが必須です。自宅にパソコンがない場合は、会社のパソコンを借りたり、パソコンを購入したりして対応しましょう。タブレットやスマホなどの情報端末を用意しておくと、会社やクライアントとの連絡を取るのに便利です。私物のパソコンとオフィスのパソコンをリモート接続する予定の人は、事前に連携をしておきましょう。

ネット環境の整備

テレワークを行うには、インターネットに接続するためのネット環境の整備が必要です。テレワークが長引く場合や、インターネットを利用する機会が多くなる場合は、光回線の導入を検討しましょう。テレワークが一時的で、インターネットをあまり利用しないという人は、モバイルWi-Fiの利用がおすすめです。また、Web会議の参加にはネット回線の速度が重要です。自宅のネット環境が整っている人も、事前に回線速度の確認をしておきましょう。

Webカメラやヘッドセット

Webカメラやヘッドセットは、Web会議の時に役に立ちます。パソコンに内蔵されているマイクは、音質が悪い、周りの音も拾ってしまうなど、あまり使い勝手が良くありません。また、大事な会議の内容が周りの人に聞こえてしまうのも問題です。最近は手頃な価格で販売されているヘッドセットも多くなっているので、事前に用意しておくと良いでしょう。

Webカメラは、Web会議で自分の顔を映すために使います。最近のノートパソコンにはカメラが内蔵されているため、必ず用意しなくてはならないというものではありません。デスクトップパソコンなど、カメラの機能がないパソコンを利用している場合は、事前に用意しておきましょう。

クリエイターにおすすめのWeb会議システム

離れた場所にいる人と打ち合わせや会議を行うためのシステムをWeb会議システムといいます。企業の多くが業務改善のために導入しているシステムですが、新型コロナの影響で、テレワークをせざるを得ない人が利用することも多くなっています。

Zoom

Zoomは、さまざまな情報端末から利用できるWeb会議アプリケーションです。全世界で75万人以上が利用しており、日本でも多くの企業が導入しています。

＜Zoomの特徴＞
・WindowsやMacOS、Android、iOSなど、さまざまなOSに対応しており、パソコンやスマホ、タブレットなどの情報端末で利用できる
・無料版は最大100人、有料版は最大1,000人までWeb会議に参加可能（無料版は40分の時間制限あり）
・高画質、高音質で、回線接続が安定している
・デュアル画面に対応
・テキストや音声ファイルなど、多くのファイルを共有可能
・Web会議の参加者がリアルタイムで編集できるホワイトボード機能がある
・パソコンの画面をモバイル端末でも共有可能
・Web会議をクラウドやローカルに自動保存できる
・少人数のグループを作り、ワークショップやディスカッションができるビデオブレイクアウトルーム機能がある
・オンラインセミナー用プラン「Zoom Webinar」の利用で、最大1万人の閲覧ユーザーに対応
・セミナーの内容をリアルタイムで「Facebook Live」や「YouTube」にストリーミング配信できる

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフトが提供するビジネスツールです。Microsoft Teamsは、ビジネスチャット用のツールとして開発されましたが、音声通話やビデオ通話、画面や資料の共有機能が追加されたことで、Web会議ツールとしても利用できるようになりました。

＜Microsoft Teamsの特徴＞
・Office365の各種サービスと連携できる
・チャットの翻訳機能で30以上の言語を翻訳できる
・Skype for Businessと互換性があるので、Skype for Businessを導入している企業と直接チャットやWeb会議ができる
・Microsoft Teams for Linux のパブリックプレビューに対応
・最大250人がWeb会議に参加可能
・最大1万人にブロードキャストができるため、規模の大きなオンラインイベントの開催ができる

Skype

Skypeは、マイクロソフトが提供しているインターネット電話サービスです。チャットや無料通話ができるアプリとして有名ですが、ビデオ通話にも対応しているため、Web会議に利用することもできます。Skypeを利用するには、アプリのダウンロードが必要です。

＜Skypeの特徴＞
・無料で音声通話やビデオ通話ができる
・WindowsやMacOS、Android、LinuxなどのOSに対応
・パソコンやスマホ、タブレットのほか、ゲーム機やウェアラブル端末でも利用可能
・最大250人までWeb会議に参加可能
・マイクロソフトのアプリと互換性がある
・固定電話や携帯電話、スマホへの通話ができる（有料）

Google Meet

Google Meetは、Googleが提供するWeb会議サービスです。G Suiteという有料のビジネス会員向けに作られたサービスですが、2020年5月から全てのGoogleユーザーに無料で開放されることになりました。画像や動画の共有機能やグループチャット機能などがあり、Googleカレンダーから会議の設定が可能です。

＜Google Meetの特徴＞
・最大250人がWeb会議に参加できる
・ビデオ通話を録画し、Google Driveに保存できる
・通信の暗号化や各種不正防止機能でセキュリティーがしっかりしている
・Skype for BusinessやPolycom、Ciscoなどと連携が可能
・ChromeやSafari、Firefox、Edgeからはインストールなしで利用可能
・Googleカレンダーから会議の設定ができる
・ノイズキャンセリング機能や低光量モードを搭載
・動画やアニメーションをクリアな状態で共有できる

Cisco Webex

Cisco Webexは、アメリカに本社があるシスコシステムズ合同会社が提供するWeb会議システムです。Cisco WebexにはさまざまなWeb会議支援ツールが用意されていますが、パソコンでしか利用できないものもあるので確認が必要です。

＜Cisco Webexの特徴＞
・高画質なビデオ機能
・参加者が自由に書き込めるホワイトボード機能がある
・パソコンやスマホ、タブレットなどの情報端末から利用が可能（機能制限あり）
・WindowsやMacOS、Linuxに対応
・SaaS（Software as a Service）のため、環境に合わせたカスタマイズができる
・最大1000人がWeb会議に参加可能（プランにより人数は変動）
・資料やドキュメントのファイルを、アップロードせずに共有できる

まとめ

新型コロナの影響で、私たちには今までの生活や働き方の変更が求められています。今まで当たり前だったオフィスへ出社して仕事をするというスタイルが、当たり前ではなくなるときも近いのかもしれません。離れたところにいる人とのコミュニケーションツールとして、自分らしい仕事をするための手段として、Web会議システムを利用してみてはいかがでしょうか。

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