コロナの影響により、現在は対面式のセミナーを開催することが困難な状況になっています。そうした中、今注目を集めているのがオンラインセミナーです。オンラインセミナーは場所を選ばずに参加できるため、新型コロナの感染防止にはぴったりの方法です。また、交通費や会場費もかからないことから、主催者・参加者の双方にとってコストパフォーマンスに優れています。単なる集客だけでなく、社内研修や顧客とのディスカッションの場としても活用できるので、今後も大いに広まっていくことが予想されています。この記事では、そんなオンラインセミナーの概要や開催手順に加えて、成功のポイントを解説します。

オンラインセミナーとは

オンラインセミナーはインターネット上で開催するセミナーや研修のことで、「Webセミナー」または「ウェビナー」と呼ばれます。テレワークの推進や新型コロナウイルスの影響によって、従来の会場で行うセミナーに代わって新時代のセミナー形式として認識されています。ここからは、オンラインセミナーに関する主催者と参加者のメリットをご紹介します。

主催者側のメリット

オンラインセミナーにおいて、参加者のメリットは大きく三つあります。

一つ目はコスト削減ができる点です。対面式で会場を利用して開催するセミナーと異なり、オンラインセミナーでは会場費や交通費、設備代などがかかりません。基本的にはWeb会議ツールの導入コストを除けば、それ以上の追加コストをほとんどかけずにセミナーを実施できます。

二つ目に、業務コストの低減が実現します。例えば、大がかりな会場準備や資料の印刷、受付の処理といった業務を全て簡略化し、デジタル化することが可能です。活用するウェビナーツールにもよりますが、多くのツールにはメールの自動配信機能や、ユーザー管理機能などが搭載されているので、開催の前後にわたって多くの業務を効率化できます。

三つ目に集客できる範囲が広がることです。オンラインセミナーは場所を問わずに開催できるので、居住エリアや時間の制約を受けにくい特長があります。「郊外・遠方に住んでいて、首都圏のセミナーに参加できない」「仕事の都合で参加できない」といった、従来型のセミナーにありがちな課題を一挙に解消できるのです。認知拡大や新規顧客の獲得を狙ってセミナーを開催する企業にとっては、特に効果的な方法と言えるでしょう。

参加者側のメリット

続いて、参加者側のメリットをご紹介します。

まず、自宅や会社、海外など場所を選ばずに参加できる点が挙げられます。一般的にオンラインセミナーはネットワーク環境があればどこからでも参加できます。そのため、参加者は物理的な制約を受けません。多くのセミナーは首都圏や規模の大きい都市で開催されるため、郊外に住んでいる方や、出張が多い方でも無理なく参加できます。

次に、移動に関わるコストが削減できます。会場に足を運ぶ必要がなくなるので、交通費がかかりません。従来のオフラインセミナーでは移動時間を考慮して、仕事を調整する必要がありました。開催場所によっては移動時間が長引くケースも少なくなく、ハードルの高さを感じていた方も少なくないはずです。しかし、オンラインセミナーではそのような煩わしさとは無縁です。こうした利便性の高さから、セミナー参加への心理的なハードルが下がることも魅力と言えるでしょう。

その他には、双方向のやり取りがしやすかったり、資料の確認がしやすかったりするメリットがあります。オフラインセミナーでは座る位置や周囲の環境によって、「モニターが見えない」「登壇者の声が届かない」といったトラブルも起こりがちです。ですが、オンラインセミナーでは参加者のPCに直接映し出されるので、その心配もありません。チャット機能やアンケート機能を使えば、気兼ねなく質問もできるので、通常のセミナーより意見交換が活発化することも多いです。

オンラインセミナーの開催手順

では、実際にオンラインセミナーを開催するときの手順をおさらいします。

オンラインセミナーの内容を決める

まずは、オンラインセミナーの内容や目的を決めましょう。どんな内容で、何に興味をもっている人へ向けたセミナーにするのかを決めないことには、期待する成果を得られません。

配信ツールを選定する

配信ツールには様々なものがあり、少人数向けのものから大人数向けのもの、アンケート機能やチャット機能が充実しているものなど多種多様です。開催を予定しているオンラインセミナーと配信ツールがマッチしているかどうか、慎重に検討して選定しましょう。

参加者を募集する

参加者募集のため、自社サイトに申し込みページを開設しましょう。また、開催日の前には定期的にセミナーの告知を行いましょう。自社HPやSNS、各種媒体への掲載など、なるべく多くのユーザーにリーチできる方法を選ぶのがポイントです。なお、告知後は参加希望者への対応や申し込み管理で忙しくなりがちなので、対応方法など事前に準備しておきましょう。

事前に配信テストを実施する

オンラインセミナーを開催する前に、必ず配信テストを実施してください。通信の安定性や映像の乱れ、音声の不備などを確認します。アンケート機能やチャット機能を活用する場合は、しっかり作動するかどうか確認しておきましょう。

当日の運営フロー

セミナー当日はリハーサルや配信ツールの再確認に加え、機材のチェックも入念に行いましょう。その他、当日参加希望者の申し込み処理や、リマインドメールの配信といったことも必要になります。

参加者へフォローアップの実施

セミナーの開催後にはフォローアップを行います。参加者へのお礼メールや自社サービスの資料送付、顧客へのヒアリングなどを欠かさないようにしましょう。

オンラインセミナー成功のポイント

ここで、オンラインセミナーを成功させるためのポイントをご紹介します。 要点を押さえて、後悔のないセミナーを実現しましょう。

目的を明確にする

オンラインセミナーを開催する目的をはっきりさせましょう。セミナーを受講してもらうことで、参加者にどのような気づきを得てもらいたいのか、ゴールを明確に設定します。目的がはっきりすれば、参加者に伝えるべきポイントも決まるはずです。

話者の見た目と話し方を工夫する

オンラインであれオフラインであれ、セミナー講師の見た目と話し方は極めて重要です。そのため、服装・髪型・話す速度・声量などに配慮する必要があります。カメラの位置によっても印象が変わるので、あらかじめ配信テストの際に映り方を確認しておきましょう。

魅力的な募集ページを作成する

募集ページを見て参加者はセミナーに参加するかどうかを決めます。そのため、募集ページを魅力的に作ることはオンラインセミナーの成功に欠かせません。誰が開催し、どのような内容のセミナーで、参加者は何を得ることができるのかなど、アピールポイントを明記しましょう。

インターネット環境は万全に

オンラインセミナーの開催にはインターネット環境が必須です。配信中にネットワークが途切れてしまうと、せっかくの講演も台無しになってしまううえ、参加者の離脱を招きます。そのため、インターネット環境を万全に整え、安定した通信環境を作っておきましょう。

まとめ

ここまで、オンラインセミナーの概要や手順に加えて、成功させるポイントを解説しました。オンラインセミナーは今後確実に普及し、スタンダードなセミナー形式になっていくでしょう。開催のハードルも高くないため、まだ実施経験がないという方も思い切って活用してみることをおすすめします。

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